【办公室档案管理制度】为了规范办公室档案管理，提升信息利用效率，确保各类文件资料的完整性、安全性与可追溯性，特制定本《办公室档案管理制度》。该制度适用于公司内部所有涉及档案资料的部门及人员，旨在通过系统化管理，提高办公效率和管理水平。
一、制度目的
1. 明确档案管理职责分工，落实责任到人。
2. 规范档案分类、归档、保管、借阅和销毁流程。
3. 提高档案信息的利用率，为公司决策提供支持。
4. 防止档案丢失、泄密或损坏，保障信息安全。
二、档案分类与内容
| 档案类别 | 内容说明 |
| 行政类 | 办公室规章制度、会议记录、通知公告、工作计划等 |
| 人事类 | 员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等 |
| 财务类 | 报销凭证、预算报表、合同协议、财务审计资料等 |
| 项目类 | 项目立项书、进度报告、验收材料、合同执行情况等 |
| 其他类 | 外部来文、外部发函、法律文书、技术文档等 |
三、档案管理流程
| 环节 | 操作要求 |
| 归档 | 各部门在业务完成后，应在5个工作日内将相关文件整理归档，交由档案管理员统一登记 |
| 登记 | 档案管理员对归档文件进行编号、分类、登记，建立电子台账 |
| 保管 | 档案应存放于专用档案柜中，保持环境干燥、通风，避免阳光直射 |
| 借阅 | 借阅需填写《档案借阅申请表》，经主管领导审批后方可借阅 |
| 保密 | 涉及公司机密的档案，须严格控制借阅权限，严禁外传 |
| 销毁 | 对已过保存期限且无保留价值的档案，需经审批后统一销毁，留存销毁记录 |
四、管理职责
| 角色 | 职责说明 |
| 档案管理员 | 负责档案的接收、分类、登记、保管、借阅及销毁工作 |
| 部门负责人 | 负责督促本部门员工按时归档，审核归档资料的完整性和准确性 |
| 借阅人 | 需按程序办理借阅手续，使用后及时归还，不得擅自复制或外传 |
| 审批人 | 对重要档案的借阅、销毁等操作进行审批，确保合规性 |
五、附则
1. 本制度自发布之日起实施，由办公室负责解释和修订。
2. 各部门应根据本制度结合实际情况，制定具体实施细则。
3. 本制度执行过程中如遇问题，应及时反馈至办公室，以便调整优化。
通过严格执行《办公室档案管理制度》，能够有效提升公司档案管理的规范化水平，保障各类信息的安全与高效流转，为公司的日常运营和长远发展提供有力支撑。
